Informativa sul trattamento dei dati personali — Utenti della piattaforma di formazione

1. I soggetti coinvolti nel trattamento

Quando la piattaforma viene utilizzata nell'ambito di un servizio acquistato da un'organizzazione cliente, quest'ultima determina le finalità e le modalità principali del trattamento dei dati personali degli utenti collegati alla propria organizzazione. In tale contesto:

• Informatics World S.r.l. opera, per i trattamenti effettuati per conto del cliente, in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR);
• il rapporto tra Informatics World S.r.l. e il cliente è disciplinato da specifico accordo sul trattamento dei dati personali (DPA);
• il cliente rimane il Titolare del trattamento per i trattamenti effettuati nell'ambito della propria organizzazione;
• per eventuali trattamenti effettuati da Informatics World S.r.l. per proprie finalità, si applica la Privacy Policy generale.

2. Quali dati vengono trattati

Durante l'utilizzo della piattaforma possono essere trattate le seguenti categorie di dati.

Dati identificativi e di contatto

A seconda della configurazione del corso e delle informazioni fornite dal cliente: nome; cognome; indirizzo email; ruolo o mansione; eventuali ulteriori informazioni necessarie alla gestione del percorso formativo.

Dati relativi alla fruizione

La piattaforma può registrare: accesso ai corsi; avanzamento del percorso; completamento delle unità formative; completamento del corso; partecipazione alle verifiche; date e orari delle attività rilevanti.

Dati tecnici e di sicurezza

Per garantire la sicurezza della piattaforma e la tracciabilità delle operazioni possono essere registrati: indirizzo IP; data e ora dell'accesso; user agent e informazioni tecniche del browser; tipo di operazione effettuata; eventi tecnici rilevanti. I dati tecnici sono trattati nei limiti necessari alle finalità di sicurezza, funzionamento e gestione della piattaforma.

Risultati delle verifiche

La piattaforma può registrare: risposte fornite nei quiz; esiti delle verifiche intermedie; esito dell'eventuale verifica finale; punteggio conseguito; stato di superamento del corso.

Valutazione del corso

Qualora prevista, la piattaforma può consentire all'utente di fornire una valutazione del percorso formativo. La valutazione può comprendere punteggi relativi, ad esempio, a qualità didattica, organizzazione e utilità del corso, nonché un eventuale commento libero.

L'utente è invitato a non inserire nel campo libero informazioni personali relative a sé o a terzi che non siano necessarie alla valutazione del corso.

Dati relativi all'attestato

Al completamento del percorso possono essere generati dati relativi all'attestato, tra cui: nome e cognome; denominazione del corso; data di rilascio; eventuale data di validità; numero identificativo dell'attestato; informazioni tecniche necessarie alla verifica dell'autenticità.

3. Finalità del trattamento

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

1. consentire l'accesso alla piattaforma e la fruizione dei corsi;
2. gestire il percorso formativo e registrarne l'avanzamento;
3. verificare il completamento dei moduli e degli eventuali test previsti;
4. determinare l'eventuale superamento del percorso formativo;
5. generare e gestire l'attestato di completamento;
6. consentire la verifica dell'autenticità dell'attestato attraverso il relativo identificativo o QR Code;
7. fornire al cliente le informazioni necessarie per verificare lo svolgimento e il completamento della formazione;
8. garantire la sicurezza della piattaforma e prevenire utilizzi abusivi o non autorizzati;
9. mantenere registrazioni tecniche delle operazioni rilevanti ai fini della sicurezza e della corretta erogazione del servizio;
10. effettuare attività di controllo e miglioramento della qualità del servizio formativo.

4. Base giuridica

Per i trattamenti effettuati da Informatics World S.r.l. per conto del cliente, la base giuridica del trattamento è individuata dal Titolare del trattamento, nell'ambito delle proprie finalità e responsabilità ai sensi del GDPR.

Informatics World S.r.l., in qualità di Responsabile del trattamento, tratta i dati esclusivamente sulla base delle istruzioni documentate ricevute dal Titolare e nell'ambito del contratto e del relativo accordo sul trattamento dei dati.

A seconda della specifica finalità, il Titolare potrà individuare, tra le altre, le basi giuridiche previste dall'art. 6 GDPR relative:

• all'adempimento di obblighi di legge;
• all'esecuzione di obblighi contrattuali o precontrattuali;
• al perseguimento di legittimi interessi, ove applicabile.

La specifica base giuridica applicabile ai singoli trattamenti è determinata dal Titolare del trattamento.

5. Dati relativi alla formazione sull'AI Act

La piattaforma può essere utilizzata per documentare la partecipazione a percorsi formativi finalizzati all'acquisizione di competenze relative all'intelligenza artificiale e, ove applicabile, all'AI literacy prevista dall'art. 4 del Regolamento (UE) 2024/1689.

La registrazione dell'avanzamento, del completamento e dell'esito delle verifiche può consentire al cliente di documentare la partecipazione del proprio personale al percorso formativo. La piattaforma non determina autonomamente l'adempimento degli obblighi normativi del cliente.

La valutazione dell'effettiva conformità dell'organizzazione agli obblighi previsti dalla normativa rimane responsabilità del cliente, eventualmente con il supporto dei propri consulenti.

6. Attestato e verifica pubblica

Al completamento dei requisiti previsti dal percorso, la piattaforma può generare automaticamente un attestato. L'attestato può essere associato a un codice identificativo e a un QR Code che consentono di verificarne pubblicamente l'autenticità. La pagina pubblica di verifica è accessibile senza autenticazione.

Per limitare la diffusione di dati personali, la verifica pubblica mostra esclusivamente le informazioni necessarie a verificare l'attestato: nome e cognome; corso completato; data di rilascio; data di validità, ove prevista; numero dell'attestato; stato di validità.

La pagina pubblica non rende disponibili luogo e data di nascita, indirizzo email, risultati dei singoli test o altri dati presenti nell'account dell'utente.

7. Conservazione dei dati

I dati sono conservati per il periodo necessario a perseguire le finalità per cui sono stati raccolti e secondo i periodi stabiliti dal Titolare del trattamento e dagli accordi intercorrenti con Informatics World S.r.l. I tempi di conservazione possono variare in funzione:

• della tipologia di dato;
• della finalità del trattamento;
• della durata del rapporto con il cliente;
• degli obblighi normativi applicabili;
• della necessità di documentare lo svolgimento della formazione.

I dati tecnici e i log di sicurezza sono conservati per il periodo necessario alle finalità di sicurezza e gestione della piattaforma.

I dati relativi agli attestati possono essere conservati per il periodo necessario a consentirne la verifica durante il relativo periodo di validità e secondo quanto stabilito dal cliente e dalla documentazione contrattuale.

I periodi specifici di conservazione applicabili al rapporto sono definiti dal Titolare del trattamento e, ove necessario, nell'ambito del DPA.

8. Comunicazione dei dati

I dati personali trattati nell'ambito della piattaforma non vengono utilizzati da Informatics World S.r.l. per finalità proprie diverse da quelle previste dal rapporto con il cliente, salvo gli eventuali trattamenti per i quali Informatics World S.r.l. agisca autonomamente quale Titolare del trattamento.

I dati possono essere accessibili:

• al cliente/Titolare del trattamento;
• al personale autorizzato di Informatics World S.r.l.;
• a soggetti eventualmente autorizzati dal Titolare;
• alle autorità competenti quando previsto dalla legge.

Eventuali ulteriori soggetti che trattino dati personali per conto di Informatics World S.r.l. saranno gestiti nel rispetto degli obblighi previsti dall'art. 28 GDPR.

9. Localizzazione dei dati

I dati della piattaforma sono conservati su infrastrutture situate nell'Unione Europea. L'attuale infrastruttura prevede server situati in Germania e in Spagna.

Non sono attualmente previsti trasferimenti dei dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo per l'erogazione ordinaria della piattaforma. Qualora tale situazione dovesse cambiare, saranno adottate le garanzie previste dalla normativa applicabile.

10. Sicurezza

Informatics World S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate alla natura dei dati trattati e ai rischi connessi al trattamento. Tra le misure tecniche adottate rientrano, ove applicabili:

• comunicazioni protette mediante HTTPS;
• gestione sicura delle credenziali;
• separazione dei meccanismi di autenticazione;
• protezione delle sessioni;
• controlli degli accessi;
• registrazione degli eventi rilevanti;
• misure di protezione dell'infrastruttura server.

L'accesso ai dati è limitato ai soggetti autorizzati e alle attività necessarie alla gestione del servizio.

11. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 GDPR, tra cui:

• accesso ai propri dati;
• rettifica;
• cancellazione, ove applicabile;
• limitazione del trattamento;
• portabilità, nei casi previsti;
• opposizione, nei casi previsti.

Per i trattamenti effettuati nell'ambito del rapporto con il cliente, l'interessato può rivolgersi in primo luogo al Titolare del trattamento, ossia all'organizzazione presso cui presta la propria attività. Il Titolare fornirà le modalità e i riferimenti per l'esercizio dei diritti.

Qualora previsto dalla normativa o dalle procedure del rapporto, l'interessato può inoltre rivolgersi a Informatics World S.r.l. per gli aspetti relativi ai trattamenti effettuati per conto del Titolare.

Resta sempre salvo il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo competente.

12. Contatti

Per informazioni relative al trattamento dei dati nell'ambito del percorso formativo, l'utente può rivolgersi al proprio datore di lavoro o all'organizzazione che ha messo a disposizione il corso.

Per gli aspetti relativi alla piattaforma e ai trattamenti effettuati per conto del cliente:

Informatics World S.r.l.

Email: info@informaticsworld.it

PEC: info@pec.informaticsworld.it