Informativa sul trattamento dei dati personali

1. Titolare del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali trattati attraverso la piattaforma aiact.informaticsworld.it è:

Informatics World S.r.l.

Sede legale: Via B. Croce, 28, 80022 Arzano (NA)

Partita IVA / Codice Fiscale: IT03924761210

Email: info@informaticsworld.it

PEC: info@pec.informaticsworld.it

Sito web: https://www.informaticsworld.it

Per qualsiasi richiesta relativa al trattamento dei dati personali o all'esercizio dei diritti previsti dal GDPR, l'interessato può contattare il Titolare utilizzando i recapiti sopra indicati.

Nessun Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) è stato formalmente nominato alla data di pubblicazione della presente informativa. Questa sezione sarà aggiornata con i relativi contatti in caso di nomina.

2. Oggetto e ambito dell'informativa

La presente informativa descrive le modalità con cui Informatics World S.r.l. tratta i dati personali degli utenti che accedono e utilizzano la piattaforma aiact.informaticsworld.it, destinata alla gestione e all'erogazione di percorsi formativi relativi all'Artificial Intelligence Act e ad altre tematiche connesse all'intelligenza artificiale e alla conformità normativa.

La presente informativa riguarda, in particolare:

• la registrazione e gestione degli account;
• l'accesso alla piattaforma;
• la fruizione dei corsi;
• la gestione dei test e dei quiz;
• la registrazione delle risposte fornite dagli utenti;
• la gestione dei risultati e dell'avanzamento formativo;
• la generazione degli attestati;
• la verifica pubblica degli attestati tramite QR Code;
• l'assistenza agli utenti;
• la sicurezza della piattaforma;
• le comunicazioni relative al servizio;
• eventuali comunicazioni commerciali, previo consenso quando richiesto;
• l'utilizzo di cookie e altri strumenti tecnici e, in futuro, eventuali strumenti di analisi.

3. Tipologie di dati personali trattati

Per l'utilizzo della piattaforma possono essere trattate le seguenti categorie di dati personali.

3.1 Dati identificativi e anagrafici

In fase di registrazione possono essere richiesti: nome; cognome; luogo di nascita; data di nascita; indirizzo email.

Tali dati sono utilizzati principalmente per identificare l'utente, gestire l'account e consentire la corretta erogazione del percorso formativo e degli eventuali attestati.

3.2 Dati relativi all'account

Possono essere trattati: identificativo dell'account; credenziali di accesso; informazioni relative allo stato dell'account; data di registrazione; date e orari di accesso; informazioni necessarie alla gestione tecnica dell'account.

Le credenziali di autenticazione sono gestite mediante adeguate misure tecniche di sicurezza e le password non vengono conservate dal Titolare in forma leggibile.

3.3 Dati relativi alla formazione

Durante l'utilizzo della piattaforma possono essere registrati: corsi frequentati; moduli completati; stato di avanzamento; date di completamento; risultati dei test; punteggi ottenuti; esito dei test; risposte fornite alle singole domande; informazioni relative al completamento del percorso formativo.

La registrazione delle risposte e dei risultati è necessaria per consentire la verifica dell'apprendimento e la corretta gestione del percorso formativo.

3.4 Dati relativi agli attestati

Al completamento delle condizioni previste dal percorso formativo, la piattaforma può generare automaticamente un attestato. L'attestato può contenere dati identificativi dell'interessato e informazioni relative al percorso formativo completato. Ogni attestato può essere associato a un identificativo univoco e a un QR Code destinato alla verifica della validità dell'attestato.

3.5 Dati tecnici e di sicurezza

Durante la navigazione e l'utilizzo della piattaforma possono essere trattati dati tecnici generati automaticamente dai sistemi informatici, tra cui, ove tecnicamente disponibili: indirizzo IP; data e ora della connessione; informazioni sul browser; sistema operativo; dispositivo utilizzato; informazioni tecniche relative alla connessione; log di autenticazione; log di sicurezza; eventi tecnici e applicativi.

Questi dati sono trattati principalmente per garantire il corretto funzionamento della piattaforma, prevenire abusi e garantire la sicurezza dei sistemi.

3.6 Dati forniti nelle comunicazioni

Qualora l'utente contatti Informatics World S.r.l. tramite email o altri canali di assistenza, potranno essere trattati i dati contenuti nella comunicazione e quelli necessari per gestire la richiesta.

L'utente è invitato a non comunicare dati personali non necessari e, in particolare, categorie particolari di dati personali ai sensi dell'art. 9 GDPR, salvo che ciò sia strettamente necessario e previsto dalla situazione specifica.

4. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità indicate di seguito.

4.1 Registrazione e gestione dell'account

I dati vengono trattati per: creare l'account; autenticare l'utente; gestire l'accesso; mantenere il profilo; consentire l'utilizzo della piattaforma.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

4.2 Erogazione dei corsi

I dati vengono trattati per consentire all'utente di: accedere ai contenuti; seguire i corsi; registrare l'avanzamento; completare i moduli; sostenere i test; verificare il completamento del percorso.

Base giuridica: esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

4.3 Gestione di quiz, risposte e risultati

La piattaforma registra le risposte fornite dall'utente alle domande dei test e i relativi risultati. Il trattamento è necessario per: verificare il completamento del percorso; verificare il superamento dei test; determinare l'idoneità al rilascio dell'attestato; documentare l'esito del percorso formativo; consentire eventuali verifiche successive.

Base giuridica: esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.

4.4 Generazione e gestione dell'attestato

Al completamento del percorso previsto, la piattaforma può generare automaticamente un attestato associato a un identificativo univoco. Il trattamento è effettuato per: generare l'attestato; associarlo all'utente; documentare il completamento del percorso; consentirne la verifica.

Base giuridica: esecuzione del contratto ai sensi dell'art. 6, par. 1, lett. b) GDPR e, ove applicabile, legittimo interesse del Titolare alla verifica dell'autenticità dei documenti emessi.

5. Verifica pubblica degli attestati tramite QR Code

Gli attestati possono contenere un QR Code che consente di verificare pubblicamente la validità dell'attestato. La pagina di verifica può essere accessibile senza autenticazione a chiunque disponga del relativo QR Code o dell'identificativo di verifica. La finalità della pagina è consentire a terzi di verificare l'autenticità dell'attestato senza necessità di accedere all'account dell'interessato.

Dati visualizzati nella verifica pubblica

La pagina pubblica si limita ai dati strettamente necessari alla verifica:

• nome e cognome;
• denominazione del corso;
• data di completamento/conseguimento;
• identificativo dell'attestato;
• stato dell'attestato, ad esempio "valido" o "non valido".

Non vengono pubblicati nella pagina di verifica pubblica: indirizzo email; password; risposte ai quiz; punteggi dei test; risultati delle singole domande; luogo di nascita; data di nascita; altri dati non necessari alla verifica dell'attestato.

6. Comunicazioni relative al servizio

L'indirizzo email fornito dall'utente può essere utilizzato per comunicazioni strettamente necessarie alla gestione del servizio, tra cui: conferma della registrazione; gestione dell'account; recupero delle credenziali; comunicazioni relative ai corsi; comunicazioni relative al completamento; comunicazioni relative all'attestato; comunicazioni di sicurezza; risposte alle richieste di assistenza.

Tali comunicazioni sono necessarie per l'erogazione del servizio e non costituiscono comunicazioni di marketing. L'invio delle comunicazioni avviene tramite infrastruttura email gestita dal Titolare attraverso sistemi SMTP di propria gestione.

7. Comunicazioni commerciali e marketing

Qualora previsto dalla piattaforma, l'utente può scegliere volontariamente di ricevere comunicazioni commerciali relative a corsi, servizi, prodotti, eventi, iniziative, aggiornamenti e novità di Informatics World S.r.l.

L'invio di comunicazioni commerciali è subordinato al consenso dell'interessato quando richiesto dalla normativa applicabile. Il consenso: è facoltativo; è separato dall'accettazione delle condizioni necessarie all'utilizzo della piattaforma; non condiziona l'accesso ai corsi; può essere revocato in qualsiasi momento.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca. Il consenso è raccolto mediante un'azione positiva dell'interessato e non attraverso caselle preselezionate.

8. Modalità del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene prevalentemente mediante strumenti informatici e sistemi automatizzati. Informatics World S.r.l. adotta misure tecniche e organizzative adeguate a garantire un livello di sicurezza proporzionato ai rischi del trattamento, tra cui: autenticazione degli utenti; controllo degli accessi; protezione delle credenziali; cifratura delle comunicazioni; sistemi di sicurezza applicativi; sistemi di backup; gestione degli aggiornamenti; monitoraggio dei sistemi; registrazione degli eventi di sicurezza; procedure di gestione degli incidenti.

Le API utilizzate dalla piattaforma sono sviluppate e gestite direttamente da Informatics World S.r.l. e non prevedono, per le funzionalità attualmente descritte, l'utilizzo di API di servizi AI o di altri fornitori esterni.

9. Infrastruttura e localizzazione dei dati

La piattaforma utilizza infrastrutture server situate nello Spazio Economico Europeo. In particolare, l'infrastruttura attualmente utilizzata comprende server ubicati in Germania e in Spagna. I dati possono essere elaborati e sincronizzati tra le componenti dell'infrastruttura in funzione delle esigenze tecniche e operative della piattaforma.

10. Comunicazione dei dati a soggetti terzi

I dati personali possono essere trattati da persone autorizzate dal Titolare e da eventuali soggetti che forniscono servizi necessari al funzionamento dell'organizzazione o della piattaforma, tra cui: fornitori di infrastrutture hardware o data center; fornitori di servizi di connettività; fornitori di servizi di manutenzione; consulenti tecnici; consulenti amministrativi e fiscali; professionisti incaricati dal Titolare; autorità pubbliche quando previsto dalla legge.

Qualora un soggetto tratti dati personali per conto di Informatics World S.r.l., il relativo rapporto sarà disciplinato, ove necessario, mediante un accordo o altro atto giuridico conforme all'art. 28 GDPR. Non vengono attualmente utilizzati servizi esterni di intelligenza artificiale per il funzionamento della piattaforma.

11. Trasferimenti verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo

L'infrastruttura attualmente dichiarata per la piattaforma è localizzata in Germania e Spagna, entrambi appartenenti allo Spazio Economico Europeo. Qualora in futuro venissero utilizzati fornitori che comportino trasferimenti di dati personali verso Paesi al di fuori dello Spazio Economico Europeo, tali trasferimenti saranno effettuati nel rispetto degli articoli 44 e seguenti del GDPR e sulla base delle garanzie previste dalla normativa applicabile. La presente informativa sarà aggiornata, ove necessario, in relazione a tali trattamenti.

12. Conservazione dei dati

I dati personali vengono conservati per il periodo necessario al perseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti e, successivamente, per il periodo necessario ad adempiere agli obblighi di legge o a tutelare i diritti del Titolare. In particolare:

• Dati dell'account: conservati per il periodo di esistenza dell'account e, successivamente, per il periodo necessario alla gestione degli obblighi di legge e di eventuali esigenze di tutela del Titolare.
• Dati relativi ai corsi: conservati per il periodo necessario alla gestione del percorso formativo e alla documentazione del completamento.
• Risposte e risultati dei test: conservati per il periodo necessario a documentare l'attività formativa, verificare il superamento dei test e gestire gli attestati emessi.
• Dati relativi agli attestati: i dati necessari a verificare l'autenticità degli attestati possono essere conservati anche successivamente alla conclusione del corso, per consentire la verifica della validità dei documenti emessi.
• Dati di sicurezza e log: conservati per il periodo necessario alle finalità di sicurezza, prevenzione degli abusi, gestione degli incidenti e tutela dei diritti del Titolare.
• Comunicazioni: conservate per il tempo necessario alla gestione della richiesta e per eventuali esigenze successive.

13. Cancellazione dell'account

L'utente può richiedere la cancellazione del proprio account contattando Informatics World S.r.l. attraverso i recapiti indicati nella presente informativa. La richiesta sarà gestita ai sensi dell'art. 17 GDPR.

La cancellazione dell'account non comporta necessariamente la cancellazione immediata di tutti i dati personali qualora: la conservazione sia necessaria per adempiere a un obbligo di legge; i dati siano necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto; esistano altre basi giuridiche che consentano la conservazione; la conservazione dell'attestato sia necessaria per consentirne la verifica. In tali casi saranno conservati esclusivamente i dati necessari e per il periodo previsto dalla relativa finalità.

14. Cookie e altri strumenti di tracciamento

La piattaforma può utilizzare cookie e strumenti tecnici necessari al funzionamento del servizio, tra cui quelli necessari per: autenticazione; gestione della sessione; sicurezza; funzionamento delle funzionalità della piattaforma; memorizzazione di eventuali preferenze tecniche. I cookie e gli strumenti strettamente necessari al funzionamento della piattaforma sono utilizzati nei limiti previsti dalla normativa applicabile.

Alla data di entrata in vigore della presente informativa, Google Analytics 4 non è ancora integrato nella piattaforma. Qualora in futuro venga introdotto Google Analytics 4 o altro strumento di analisi che richieda il consenso dell'utente, il relativo trattamento sarà configurato in modo da rispettare la normativa applicabile e sarà oggetto di specifica informativa e gestione del consenso.

I cookie e gli altri strumenti di tracciamento non tecnici saranno utilizzati, ove richiesto, esclusivamente dopo l'acquisizione di un valido consenso, secondo un sistema di gestione del consenso che consenta una scelta effettiva e documentabile dell'utente. Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy della piattaforma.

15. Google Analytics 4

Alla data di pubblicazione della presente informativa Google Analytics 4 non è utilizzato dalla piattaforma. Qualora Google Analytics 4 venga successivamente integrato, la presente informativa e la Cookie Policy saranno aggiornate prima o contestualmente all'attivazione del servizio. L'implementazione dovrà prevedere, ove necessario, il blocco preventivo dei relativi strumenti di tracciamento prima dell'espressione del consenso dell'utente.

16. Pagamenti

Alla data di entrata in vigore della presente informativa, la piattaforma non dispone ancora di un sistema di pagamento online integrato. È prevista la possibilità futura di introdurre modalità di pagamento quali bonifico bancario, PayPal o Stripe.

L'eventuale introduzione di tali sistemi comporterà l'aggiornamento della documentazione privacy e, ove necessario, l'indicazione dei relativi fornitori, delle finalità, delle basi giuridiche, delle categorie di dati trattati e delle eventuali modalità di trasferimento dei dati. I dati relativi alle carte di pagamento, ove venga utilizzato un provider esterno, non saranno gestiti direttamente dalla piattaforma salvo quanto necessario per la gestione della transazione.

17. Processi decisionali automatizzati e profilazione

La piattaforma non utilizza attualmente sistemi di intelligenza artificiale per prendere decisioni relative agli utenti. Non vengono effettuati, nell'ambito dei servizi descritti nella presente informativa, processi decisionali basati esclusivamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano analogamente in modo significativo sull'interessato ai sensi dell'art. 22 GDPR. Eventuali future funzionalità di profilazione o sistemi decisionali automatizzati saranno oggetto di specifica valutazione e, ove necessario, di apposita informativa.

18. Minori

La piattaforma è destinata principalmente a utenti adulti e a soggetti che partecipano a percorsi formativi professionali. Qualora il servizio venga successivamente destinato anche a minori, saranno adottate le misure e le modalità di trattamento previste dalla normativa applicabile, con particolare riferimento alle condizioni relative al consenso dei minori nei servizi della società dell'informazione.

19. Violazioni dei dati personali

Informatics World S.r.l. adotta procedure organizzative e tecniche finalizzate alla prevenzione, rilevazione, gestione e documentazione degli incidenti di sicurezza. Qualora si verifichi una violazione dei dati personali, il Titolare procederà a valutarne la natura, la gravità e i possibili rischi per i diritti e le libertà delle persone interessate.

Quando ne ricorrano i presupposti previsti dal GDPR, il Titolare provvederà alla notifica della violazione all'autorità di controllo competente senza ingiustificato ritardo e, ove possibile, entro 72 ore dalla conoscenza della violazione. Qualora la violazione sia suscettibile di presentare un rischio elevato per i diritti e le libertà delle persone fisiche, il Titolare procederà inoltre alla comunicazione agli interessati nei casi e secondo le modalità previste dall'art. 34 GDPR.

20. Diritti dell'interessato

L'interessato può esercitare, nei casi previsti dalla normativa, i diritti riconosciuti dagli articoli 15 e seguenti del GDPR, tra cui:

• diritto di accesso ai dati personali;
• diritto di ottenere la rettifica dei dati inesatti;
• diritto all'integrazione dei dati incompleti;
• diritto alla cancellazione;
• diritto alla limitazione del trattamento;
• diritto alla portabilità dei dati, nei casi previsti;
• diritto di opposizione al trattamento;
• diritto di revocare il consenso precedentemente prestato, quando il trattamento si basa sul consenso;
• diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente.

L'esercizio dei diritti può essere soggetto alle limitazioni previste dalla normativa applicabile.

21. Esercizio dei diritti

Per esercitare i propri diritti l'interessato può contattare:

Informatics World S.r.l.

Email: info@informaticsworld.it

PEC: info@pec.informaticsworld.it

Telefono: +39 081 540 1607

La richiesta deve contenere informazioni sufficienti a consentire l'identificazione dell'interessato e la corretta gestione della richiesta. Il Titolare fornirà riscontro nei termini previsti dall'art. 12 GDPR.

22. Diritto di proporre reclamo

L'interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali violi la normativa applicabile può proporre reclamo all'autorità di controllo competente. Per l'Italia:

Garante per la protezione dei dati personali

Piazza Venezia n. 11 — 00187 Roma, Italia

Sito web: https://www.garanteprivacy.it

23. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere modificata o aggiornata per riflettere modifiche normative, modifiche ai servizi, modifiche tecniche della piattaforma, introduzione di nuovi strumenti, introduzione di nuovi fornitori o modifiche alle modalità di trattamento dei dati. La versione aggiornata sarà pubblicata sulla piattaforma indicando la relativa data di aggiornamento.

Qualora una modifica richieda un nuovo consenso, questo sarà richiesto secondo le modalità previste dalla normativa applicabile. La semplice consultazione o continuazione dell'utilizzo della piattaforma non costituisce, di per sé, consenso a trattamenti per i quali il consenso sia richiesto dalla legge.

24. Contatti

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o alla presente informativa è possibile contattare:

Informatics World S.r.l.

Sede legale: Via B. Croce, 28, 80022 Arzano (NA)

P.IVA / C.F.: IT03924761210

Email: info@informaticsworld.it

PEC: info@pec.informaticsworld.it

Telefono: +39 081 540 1607

Per il trattamento dei dati di dipendenti e utenti nell'ambito di un contratto di fornitura B2B (piattaforma usata all'interno di un'azienda cliente), vedi anche la informativa dedicata alla piattaforma.